Quando si discute di chi debba effettivamente sostenere le spese dell’amministratore, è essenziale distinguere il contesto di riferimento: il condominio oppure una società (ad esempio una SRL). Le regole, infatti, variano in modo sostanziale a seconda dell’ambito. Esistono criteri giuridici precisi che determinano chi è obbligato al pagamento, come viene ripartita la spesa e quale sia la posizione dell’eventuale inquilino in caso di immobili dati in locazione.
Pagamento dell’amministratore in un condominio
In ambito condominiale, la normativa italiana stabilisce che il compenso dell’amministratore rientra a tutti gli effetti tra le spese condominiali. Questo implica che tali costi sono a carico di tutti i condomini, ossia i proprietari delle unità immobiliari che fanno parte del condominio, indipendentemente dal fatto che i singoli appartamenti siano abitati dai proprietari stessi o concessi in locazione a terzi.
Ai sensi dell’articolo 1123 del Codice Civile, la ripartizione della spesa avviene in proporzione ai millesimi di proprietà di ciascun condomino, salvo diversa disposizione del regolamento condominiale. Le principali voci di costo sono:
- Quota fissa per la gestione ordinaria.
- Quota variabile legata a eventuali gestioni straordinarie.
- Rimborsi spese sostenute dall’amministratore per attività amministrative o documenti.
La giurisprudenza conferma che il pagamento delle spese dell’amministratore non ricade sull’inquilino, ma esclusivamente sul proprietario dell’unità immobiliare. L’amministratore ha rapporti solo con i proprietari, mentre eventuali accordi diversi tra proprietario e inquilino fanno parte del contratto di locazione e non modificano gli obblighi nei confronti del condominio stesso.
Cosa accade se l’immobile è dato in locazione?
Se un appartamento è affittato, la pratica condominiale prevede molto spesso che alcune spese ordinarie siano riaddebitate all’inquilino, ma il compenso dell’amministratore rimane una spesa a carico esclusivo del proprietario. L’amministratore non può chiedere all’inquilino il pagamento di tali quote, neanche in caso di morosità dell’affittuario. Rimane sempre il proprietario a dover rispondere di fronte al condominio. Solo alcuni oneri condominiali di godimento possono essere a carico dell’inquilino, ma mai quelli relativi alla gestione e amministrazione della proprietà.
Spese dell’amministratore nelle società: SRL e altre forme giuridiche
Un contesto completamente diverso riguarda invece il compenso dell’amministratore nelle società, soprattutto nelle SRL. In questo caso, l’importo dovuto è stabilito dallo statuto o deliberato dall’assemblea dei soci, secondo quanto previsto dal Codice Civile.
Le società possono versare all’amministratore:
- Compenso per la carica, normalmente definito ex ante o con delibera assembleare.
- Rimborsi spese per l’espletamento delle funzioni amministrative.
Le modalità di rimborso possono essere:
- Analitiche: rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate (come viaggi, vitto, alloggio, rappresentanza).
- Forfettarie: rimborso di una somma stabilita a priori, senza bisogno di rendicontazione dettagliata.
- Miste: combinazione delle modalità precedenti.
Le spese documentate e collegate all’attività amministrativa non costituiscono generalmente reddito per l’amministratore, mentre i rimborsi forfettari possono essere soggetti a tassazione, configurandosi come reddito assimilato al lavoro dipendente.
Dettaglio sugli obblighi di pagamento e ripartizione delle spese
Per evitare equivoci, è utile chiarire i seguenti punti:
- Nel condominio, il pagamento spetta a tutti i condomini, in proporzione alla quota di proprietà e mai agli inquilini, a meno che non vi siano accordi specifici nel contratto di locazione che prevedano il rimborso.
- In presenza di proprietà indivise (ad esempio eredità non suddivise o comproprietà), ciascun proprietario risponde per la propria parte e deve contribuire alla spesa secondo i millesimi corrispondenti.
- Nel caso di società, le spese sono a carico della società e vengono considerate costi deducibili dal reddito d’impresa, contribuendo dunque a ridurre l’imponibile fiscale e l’eventuale IRES dovuta.
Domande frequenti e osservazioni pratiche
Una delle domande più comuni riguarda la possibilità per l’amministratore di esigere il pagamento delle sue spettanze dall’inquilino: la risposta è sempre negativa, poiché il vincolo giuridico si instaura solamente tra l’amministratore e i proprietari. Nel caso in cui il proprietario non saldi la propria quota, l’amministratore può agire legalmente solo contro di lui.
Un’altra questione riguarda il rimborso spese: tali importi devono essere documentati dall’amministratore tramite fatture o ricevute; solo in questo modo i rimborsi non costituiscono reddito aggiuntivo (con le dovute eccezioni nel caso di importi forfettari).
Casi particolari e responsabilità inadempienti
Se il proprietario omette il pagamento della quota relativa alle spese dell’amministratore, quest’ultimo può procedere secondo i termini previsti dalla legge, fino ad arrivare all’azione giudiziaria per il recupero del credito. Nessuna responsabilità potrà mai essere addebitata direttamente all’inquilino, neanche se questi ha goduto dell’immobile durante l’anno amministrativo di riferimento.
Altre situazioni particolari possono sorgere in caso di cessioni di proprietà durante l’anno: in tali casi spetta ai contraenti (venditore e acquirente) accordarsi in fase di rogito sulla ripartizione delle spese, ma per l’amministratore il soggetto obbligato al pagamento sarà sempre chi risulta proprietario al momento della richiesta o della delibera assembleare. Per evitare contestazioni future, è fondamentale regolamentare accuratamente tali passaggi negli atti notarili di compravendita.
Per concludere, la corrente disciplina italiana e la prassi consolidata offrono risposte estremamente chiare: le spese relative all’amministratore sono a carico esclusivo dei proprietari degli immobili interessati, siano essi singoli condomini in un edificio oppure soci di una società. La chiarezza del quadro normativo non lascia spazio a interpretazioni diverse o a dubbi sulla legittimità delle richieste di pagamento rivolte a soggetti diversi dai proprietari. È fondamentale tenere conto di queste regole sia in fase di acquisto, sia nella redazione dei contratti di locazione o degli accordi societari, per evitare contestazioni future e garantire un’amministrazione conforme agli obblighi di legge.
